Yönetim, iyi niyetle değil kayıtla yürür

Bu işte asıl sorun nedir?

Site ve apartman yönetiminde yaşanan sorunların büyük bölümü kötü niyetten kaynaklanmaz. Gönüllü bir yönetici, kendi işinden artan zamanda aidat toplamaya, tesisatçı aramaya, komşusundan borç istemeye çalışır. Bir süre sonra yorulur ve bırakır. Bu sırada defterler eksik kalır, alacaklar takipsiz kalır, personel dosyası birikir.

Yıllar sonra ortaya çıkan tablo — tahsil edilemeyen aidatlar, bir kıdem tazminatı davası, iptal edilen bir genel kurul kararı — kimsenin kastetmediği ama herkesin ödediği bir maliyettir.

Bizim yaklaşımımız

Bu maliyetin panzehiri denetlenebilirliktir. Her ödemenin bir belgesi, her kararın bir tutanağı, her arızanın bir kaydı olduğu bir düzende, tartışma “kim ne yaptı” sorusundan “bundan sonra ne yapalım” sorusuna kayar.

Bunu sağlamak için üç şeyi baştan kuruyoruz: devraldığımız noktayı imzalı bir tespit tutanağıyla kayda geçiriyoruz, her ayın ilk haftasında belgeye dayalı bir rapor yayınlıyoruz ve tahsilattan personel süreçlerine kadar her işi yazılı bir usule bağlıyoruz.

Ne vaat etmiyoruz

Aidatı düşüreceğimizi söylemiyoruz. Tedarikçi sözleşmelerini toplu alım gücüyle bağlamak ve ertelenen bakımı önlemek gerçek bir tasarruf yaratır; ancak bunun büyüklüğü yapınızın mevcut durumuna bağlıdır ve peşinen bir rakam vermek dürüst olmaz.

Kat malikleri kurulunun yerine geçmeyi de vaat etmiyoruz. Bütçeyi kurul onaylar, kararı kurul alır. Bizim işimiz, kurulun doğru bilgiyle karar vermesini sağlamak ve alınan kararı usulüne uygun biçimde uygulamaktır.