Personel ve Bordro Yönetimi

Personel çalıştıran bir site veya apartman, hukuk karşısında bir işletmeden farksızdır. Kat malikleri kurulu adına hareket eden yönetici, işveren sıfatının getirdiği yükümlülüklerin muhatabıdır.

Bu alanda yapılan hatalar genellikle yıllar sonra ve toplu halde ortaya çıkar: eksik bildirilen sigorta günleri, hiç kullandırılmayan yıllık izinler, kayıt altına alınmamış fazla mesailer, usulsüz yapılan bir fesih. İşten ayrılan bir kapıcının açtığı dava, çoğu zaman yılların birikmiş ihmalini tek bir hesap tablosuna dönüştürür ve bu tablo kat maliklerine yansır.

Kurduğumuz düzen

Özlük dosyası. Her personel için mevzuatın aradığı belgeleri içeren eksiksiz bir dosya oluşturulur ve güncel tutulur.

Sözleşme. İş sözleşmesi yazılı yapılır; görev tanımı, çalışma süresi, ücret ve varsa konut tahsisi net biçimde yazılır. Kapıcı konutu (lojman) tahsisi, ücret ve tazminat hesaplarını etkileyen bir unsurdur ve baştan doğru kurgulanmalıdır.

Bildirimler. İşe giriş ve çıkış bildirimleri süresinde yapılır. Aylık prim ve hizmet belgeleri zamanında verilir; idari para cezası doğuran gecikmeler önlenir.

Bordro. Ücret, varsa fazla mesai, resmî tatil çalışması ve yasal kesintiler her ay hesaplanır; bordro personele imzalatılır ve arşivlenir.

İzin ve devam. Yıllık izinler kayıt altında kullandırılır. Devamsızlık, rapor ve mazeret izinleri belgelenir.

Karşılık planlaması. Kıdem ve ihbar tazminatı, personel işten ayrıldığı gün ortaya çıkan bir sürpriz olmamalıdır. Yıllık bütçede karşılık ayrılmasını önerir, tutarı her yıl güncelleriz.

Neden önemli

Bir kapıcının on yıllık çalışmasının sonunda doğan kıdem tazminatı, o yapının yıllık bütçesine yakın bir tutara ulaşabilir. Bu tutar için önceden karşılık ayrılmamışsa, ödeme günü geldiğinde kat maliklerinden olağanüstü aidat talep edilir — ve bu talep, çoğu zaman itirazla karşılanır.

Düzenli yönetimin en somut faydası, öngörülebilirliktir.