Profesyonel Site Yönetimi

Bir sitenin yönetimi, tek bir apartmanın yönetiminden nicelik olarak değil nitelik olarak farklıdır. Beş blok ve dört yüz bağımsız bölüm, aynı işin daha fazlası değildir: ortak alanların çoğalması, personel sayısının artması ve bütçenin büyümesi, gönüllü bir yönetim kurulunun akşam saatlerinde yürütebileceği bir işi kurumsal bir operasyona dönüştürür.

Neyi devralıyoruz

Devir sürecinde önce mevcut durumu tespit ediyoruz. Kasa ve banka bakiyeleri, aidat borç-alacak listesi, personel özlük dosyaları, devam eden bakım sözleşmeleri, açık icra takipleri ve karar defterinin son durumu tek tek çıkarılır. Bu tespit tutanağı yönetim kuruluna imzalı olarak teslim edilir; böylece devir aldığımız noktanın ne olduğu ve sonraki dönemde neyin değiştiği tartışmaya kapalı biçimde kayıt altına alınır.

Şeffaf muhasebe

Sitenin parasının nereye gittiği, kat maliklerinin en çok merak ettiği ve en az cevap alabildiği sorudur. Her ayın ilk haftasında yayınlanan gelir-gider raporunda her kalem tek tek görünür: hangi tedarikçiye, hangi iş için, hangi belgeye dayanarak ödeme yapıldı. Banka hareketleri ile muhasebe kayıtları aylık olarak mutabakatlanır.

Aidat tahakkuku, yönetim planında ve kat malikleri kurulu kararında belirlenen esaslara göre yapılır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun ortak gider paylaşımına ilişkin düzenlemesi uyarınca bazı giderler eşit, bazıları arsa payı oranında paylaştırılır; bu ayrımın doğru kurulması, sonradan açılacak davaların büyük bölümünü baştan önler.

Personel yönetimi

Kapıcı, güvenlik görevlisi, temizlik personeli ve teknik personel çalıştıran bir site, hukuken işverendir. İş sözleşmeleri, SGK bildirimleri, yıllık izin takibi, fazla mesai hesabı, kıdem ve ihbar yükümlülükleri profesyonelce yürütülmediğinde ortaya çıkan tablo, tasarruf edilmeye çalışılan tutarın çok üzerinde maliyet üretir. Personel süreçlerini mevzuata uygun biçimde yürütür, yönetim kurulunun kişisel sorumluluk riskini azaltırız.

Teknik bakım

Asansör, jeneratör, hidrofor, yangın algılama ve söndürme sistemleri, otopark kapıları, havalandırma ve ısıtma tesisatı için yıllık bakım takvimi kurulur. Periyodik kontrolü mevzuatla zorunlu tutulan sistemlerin muayeneleri zamanında yaptırılır ve raporları arşivlenir. Arıza bildirimleri iş emrine dönüşür; her iş emrinin açılış zamanı, müdahale zamanı ve kapanış kaydı tutulur.

Karar süreçleri

Genel kurul çağrıları usulüne uygun yapılır, gündem önceden duyurulur, toplantı yeter sayısı ve karar yeter sayısı kayda geçirilir, tutanaklar karar defterine işlenir. Usul hatası nedeniyle iptal edilen bir genel kurul kararının siteye maliyeti — kaybedilen zaman, tekrarlanan toplantı, açılan dava — bu titizliğin neden gerekli olduğunu tek başına açıklar.