Profesyonel Yönetim mi, Gönüllü Yönetim mi?

Bu soruya dürüst cevap şudur: her yapının profesyonel yönetime ihtiyacı yoktur.

Sekiz daireli, kapıcısı olmayan, ortak alanı merdiven ve çatıdan ibaret bir apartmanda işini ciddiye alan bir kat maliki yöneticiliği pekâlâ yürütebilir. Böyle bir yapıya yönetim şirketi önermek, satış yapmak olur; danışmanlık değil.

Asıl soru, hangi eşikte bu dengenin değiştiğidir.

Geçiş eşikleri

Aşağıdakilerden birkaçı sizin yapınız için geçerliyse, gönüllü yönetim büyük olasılıkla sınırına gelmiştir:

Personel çalıştırıyorsunuz. Kapıcı, güvenlik veya temizlik personeli varsa apartman hukuken işverendir. Bordro, SGK, izin, kıdem ve fesih süreçleri uzmanlık ister; hata maliyeti yüksektir.

Tahsilat oranı düşüyor. Aidat takibi komşuluk ilişkisine sıkışmışsa, tahsilat er ya da geç zayıflar. Kimse komşusunu icraya vermek istemez.

Yönetici bulunamıyor. Her yıl aynı kişilerin ısrarla ikna edildiği veya kimsenin talip olmadığı bir yapıda, sürdürülebilirlik zaten yoktur.

Teknik sistemler karmaşıklaştı. Havuz, jeneratör, basınçlandırma, otomatik sulama gibi sistemler, takvim ve uzmanlık gerektirir.

Mali tablo tartışma konusu. "Para nereye gitti" sorusu düzenli olarak gündeme geliyorsa, sorun genellikle kötü niyet değil kayıt düzensizliğidir.

Hukuki süreç var. Devam eden dava, icra takibi veya iptal edilmiş genel kurul kararı varsa, usul yönetimi kritik hale gelmiştir.

İki modelin karşılaştırması

Başlık	Gönüllü yönetim	Profesyonel yönetim
Doğrudan maliyet	Yok veya sembolik	Aylık hizmet bedeli
Süreklilik	Yönetici değişiminde kesinti	Sözleşme süresince sürekli
Uzmanlık	Kişiye bağlı	Kurumsal
Tarafsızlık	Komşuluk ilişkisi etkiler	Sözleşmeye dayalı
Tedarikçi pazarlığı	Tek yapının gücü	Toplu alım gücü
Hukuki sorumluluk	Yönetici kat malikinde	Sözleşmeyle paylaşılır
Raporlama	Değişken	Sözleşmeyle taahhüt
Zaman maliyeti	Yöneticinin kişisel zamanı	Yok

Gönüllü yönetimin gizli maliyeti

Gönüllü yönetim "bedava" değildir; maliyeti başka kalemlerde birikir:

Kaçırılan tedarikçi tasarrufu. Takip edilmediği için tahsil edilemeyen alacaklar. Hiç hesaplanmayan gecikme tazminatı. Personel süreçlerindeki hatalardan doğan ve yıllar sonra toplu gelen tazminat yükü. Ertelenen bakımın arızaya dönüşmesi. Usul hatası nedeniyle tekrarlanan genel kurullar.

Ve en görünmez kalem: yöneticilik yapan komşunun harcadığı zaman. Haftada beş saat, yılda 250 saat eder.

Profesyonel yönetimin sınırları

Dürüst olmak gerekirse, profesyonel yönetim her sorunu çözmez:

Karar organı hâlâ kat malikleri kuruludur. Bir yönetim şirketi, kurulun almadığı bir kararı uygulayamaz. Kat malikleri bütçeyi onaylamıyorsa, hizmet de o bütçeye sıkışır.

Kötü bir yönetim şirketi, iyi bir gönüllü yöneticiden kötüdür. Sektörde kapsamı belirsiz sözleşmeler ve raporsuz çalışan firmalar vardır. Seçim önemlidir.

Aidatı düşürmez. Profesyonel yönetim, aidatın daha doğru hesaplanmasını ve daha iyi kullanılmasını sağlar; sihirli bir indirim yapmaz. Tedarikçi tasarrufu hizmet bedelinin bir kısmını karşılar, ama bunu bir garanti gibi sunmak dürüst olmaz.

Nasıl seçilir?

Bir yönetim firmasıyla görüşürken sorulacak sorular:

• Benzer ölçekte kaç yapı yönetiyorsunuz? Referans verebilir misiniz?
• Aylık rapor örneği görebilir miyim?
• Yerinde ziyaret sıklığınız nedir?
• Aidat takibi hangi aşamaya kadar sizde?
• Personel bordro ve SGK işlemleri dahil mi?
• Sözleşme feshinde devir yükümlülüğünüz nedir?
• Hizmete dahil olmayan kalemler hangileri?

Son iki soru özellikle ayırt edicidir. Devir yükümlülüğünü sözleşmeye yazmaktan kaçınan bir firma, ayrılık anında sorun çıkarır.

Karar sizin

Yapınız küçükse ve işini ciddiye alan bir yöneticiniz varsa, mevcut düzeni sürdürmek makul olabilir. Bu durumda bile, yılda bir kez dışarıdan mali inceleme yaptırmak faydalıdır.

Yukarıdaki eşiklerden birkaçı sizin için geçerliyse, en azından teklif almak ve kapsamı görmek karar vermenizi kolaylaştırır.

---

EKS Yönetim olarak yapınızı yerinde inceleyip ihtiyacınızı birlikte değerlendiriyoruz. Profesyonel yönetime ihtiyacınız olmadığını düşünüyorsak bunu da açıkça söylüyoruz.